Virtualización de la gestión del talento humano

Enrique Louffat, Dr. Adm.

Jefe del Área Académica de Administración

ESAN Graduate School of Business

La tecnología de información se refiere al procesamiento de datos, por medio de softwares, herramientas que generen informaciones que posteriormente permitan tomar decisiones, por ejemplo, big data y analytics; mientras que las tecnologías de comunicación se refieren a los medios, herramientas e instrumentos que permitan la transferencia de datos y/o informaciones entre emisores y receptores, por ejemplo, Internet y las diversas plataformas y sistemas para tal fin.

La gestión del talento humano no es ajena al empleo de TICs, es más, en el actual contexto de la epidemia del coronavirus se ha visto en la necesidad de adoptar una serie de medidas que permitan a la virtualización de los diversos procesos especializados como el reclutamiento, selección, evaluación del desempeño, carreras y remuneraciones, para hacerlos más ágiles, transparentes y seguros.

Algunas aplicaciones concretas que demuestran esta virtualización en cada proceso especializado pueden observarse a continuación:

Reclutamiento virtual (e-recruitment)

El reclutamiento es el proceso que se encarga de atraer candidatos que cuenten el perfil de competencias y requisitos establecidos para ocupar puestos de trabajo ofertados por una empresa y que deseen formar parte de ella. Para poder reclutar personal se pueden emplear diversas fuentes de reclutamiento, dentro de las cuales se pueden citar, las publicaciones en medios impresos como periódicos, revistas; los contactos personales a colegas o conocidos; las ferias laborales, los head hunters o empresas consultoras y los medios virtuales.

Específicamente, el reclutamiento virtual puede darse con las siguientes opciones: a) la propia empresa se encarga de implementarla en su propia red, estando dirigido tanto a los actuales colaboradores (intranet) o a potenciales nuevos candidatos (internet); b) contratar a empresas externas que se dedican a realizar dicha labor, es decir por una cuota de inscripción por un plazo determinado , esta empresa se encarga de publicitar en su red virtual las ofertas de vacantes laborales, indicadas por la empresa que la ha contratado; c) revisar redes sociales, como Linkedin.

 Selección virtual (e-selection)

La selección es el proceso que se encarga de escoger dentro de los reclutados a los candidatos que cumplan a satisfacción con los requisitos de la convocatoria y que luego de haber aplicados diversos predictores de selección ocupen en estricto orden de mérito las vacantes ofertadas por la empresa. Los predictores de selección pueden agruparse en cinco grandes categorías: a) el análisis del currículum vitae; b) la aplicación de entrevistas; c) la aplicación de pruebas de competencias; d) la verificación de referencias y d) controles médicos. Todos los predictores son pasibles de realizarse virtualmente, como pasaremos a observar a continuación:

En cuanto al CV, en su versión impresa y documentada, puede ser enviado vía intranet o internet, pero también se pueden elaborar, presentaciones en audiovisuales de auto presentación del propio candidato, los mismos que pueden ser colgados en redes sociales o enviados directamente a la web de empresa donde el candidato postule.

En cuanto a las entrevistas, es de los predictores más empleados virtualmente, se pueden aplicar en diversas fases del proceso de selección; al comenzar el proceso, podría darse una entrevista preliminar, con funcionarios del equipo de personal, o una entrevista final con directivos de mayor rango jerárquico de la empresa y del área que ha hecho la requisición, quienes podrían estar decidiendo sobre su contratación o no. Plataformas como zoom, google meets y otras pueden resultar muy adecuadas para la conversación síncrona virtual.

En cuanto a la aplicación de pruebas de selección, también son aplicadas en versión virtual on line, pudiendo ser pruebas de razonamiento, pruebas de aptitudes verbales, pruebas de aptitudes numéricas, pruebas de aptitudes administrativas, pruebas de memoria, pruebas de cultura general, entre otras.

En cuanto a la verificación de referencias, se refiere a la confirmación de informaciones ofrecidas por el postulante en cuanto a referencias laborales, las cuales pueden ser tramitadas en la paginas webs de instituciones acreditadas; por ejemplo para  parar referencias académicas, la SUNEDU,;  referencias policiales la PNP, se pueden comprobar mediante el certificado de antecedes policiales, y referencias judiciales , el INPE; referencias financieras, pueden ser solicitadas en INFOCORP;  redes sociales, como Linkedin, Facebook, Instagram, entre otras permiten conocer sobre estilos de vida y relaciones del candidato con sus stakeholders personales en su vida particular

En cuanto a los controles médicos, también es posible realizar consultas virtuales con los galenos o recibir los resultados sobre las pruebas de laboratorios o de imágenes, vía virtual.

 Evaluación del desempeño virtual (e-performance)

La evaluación del desempeño, es el proceso que se encarga de medir sistemática y periódicamente los niveles de competencias del trabajador, traducidos en la eficacia y eficiencia de los resultados obtenidos en el cumplimiento de sus funciones. Esta evaluación virtual puede realizarse con el enfoque de 360 grados, a cargo de los diversos stakeholders del colaborador. Por ejemplo, a un paciente que se ha atendido en una clínica o un cliente de un banco, generalmente se les envía un cuestionario virtual para que se manifieste sobre la atención recibida. En caso de insatisfacción, el cliente también tiene la potestad de realizar procedimientos de queja virtuales formales ante la institución o ante INDECOPI.

Internamente, dentro de la empresa, también se producen evaluaciones del colaborador en plataformas virtuales, que son respondidas por el jefe, el subordinado, los pares en relación al desempeño comportamental del trabajador y a sus índices de productividad, los mismos que están disponibles Just in time, para que el propio colaborador tenga una retroalimentación constante, que le puede permitir mantenerlas, mejorarlas o eliminarlas.

 Capacitación virtual (e-learning)

Es el proceso que se encarga de ofrecer sistemática y periódicamente las condiciones para que el colaborador pueda desarrollar sus competencias a corto, mediano y largo plazo. Las herramientas virtuales a ser empleadas en la capacitación pueden ser síncronas cuando la capacitación se desarrolla just in time, por ejemplo, chats, videoconferencias (webinars) o asíncronas, cuando la capacitación no necesariamente se realiza en just in time, por ejemplo, empleando e-mails, foros, blogs, podcast.

Es importante también determinar que herramientas tecnológicas de capacitación son las más adecuadas, la cual dependerá si se refiere a conocimientos, habilidades o actitudes. Cuando los tópicos son más estructurados, más teóricos y cognitivos con demostraciones o cálculos, quizás plataforma como blackboard pueden ser más adecuados, mientas que cuando los temas son más flexibles y requieren mayor interacción audiovisual, como son las habilidades y actitudes, entre los participantes, plataformas como el zoom pueden ser más adecuadas. Hay muchas opciones de capacitación virtual, una tendencia que se viene adoptando empresarialmente es la Gamificación, la cual se basa en aplicar la mecánica de los juegos a la educación empresarial, mediante videojuegos, aplicaciones virtuales, plataformas que, de manera sencilla y retadora, motiva la competición y participación del personal.

 Carrera virtual (e-carrer)

El proceso de carreras se encarga de integrar sistemáticamente el ingreso, el desarrollo y la salida de los trabajadores de una empresa, basado en principios de meritocracia y de talentocracia, de acuerdo a los planes estratégicos y sustentabilidad de las empresas a mediano y largo plazo, siendo la estructura de la nómina de personal clave en el logro de dicho objetivo. para que haya y desarrollo gradual de cada colaborador y una renovación organizacional adecuada

De ahí que toda empresa en la base de datos virtual debe tener todo el historial de cada colaborador (hoja de vida laboral dentro de la empresa), de manera que pueda virtualmente realizar simulaciones y proyecciones de los candidatos potenciales que pueden ocupar cargos de mayor jerarquía, paralelamente a las promociones de rangos de carrera que se haga merecedor en los procesos de ascensos convocados por la empresa.

Una plataforma virtual de carrera, debería contemplar como mínimo cuatro módulos integrados: a) Rutas de carrera, pudiendo ser lineales, horizontales, sin fronteras, etc; b) rangos de carrera, estableciendo los rangos o niveles de carrera; c) requisitos de carrera, estableciendo el nivel de competencias requeridos de un rango a otro, el cual generalmente va alineado al nivel jerárquico de puestos en una estructura orgánica; d) Planes sucesorios, definiendo a priori los candidatos potenciales para poder ocupar cargos en reemplazo o en renovación de colaboradores que son transferidos, que renuncien  o se jubilen en algún momento.

 Remuneración virtual (e-salary)

La remuneración es el proceso que se encarga de retribuir al colaborador con un pago en valores monetarios o no monetarios por su contribución en la generación de valor. Esta retribución toma en consideración cuatro aspectos centrales: a) el valor del puesto, b) las competencias del colaborador, c) la producción y productividad del colaborador y d) la legislación laboral.

La virtualización de este proceso se produce en varios eventos como en el procesamiento de las planillas de remuneraciones que realiza la unidad encargada y también se da en la entrega de las boletas electrónicas remunerativas por medios virtuales, según legislación vigente. Esto ayuda enormemente en la gestión de personal, entre otros aspectos, reduce tiempos, pues la entrega es inmediata no siendo necesario que el colaborador firme algún documento; reduce costos, por ejemplo, al ya no emplear papel para su impresión; también permite un control formal, transparente y rápido del derecho de los colaboradores y del accionar de las empresas, por parte de instituciones como SUNAT, ministerio de trabajo, etc. También es praxis laboral, que las remuneraciones se depositan por parte de las empresas en cuentas-sueldos de cada colaborador en bancos, lo cual les permite a los colaboradores, realizar las operaciones bancarias virtuales con el saldo del que disponga.