Reunión al estilo de Silicon Valley puede transformar al equipo

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Las "retrospectivas" son comunes en compañías tecnológicas y startups, pero aún se usan poco en otros lugares ¿Deberían implementarlas?

 

 

Les sucede a equipos de alto y bajo rendimiento: los lazos que unen a todos no son tan fuertes como podrían ser. Tal vez has heredado un equipo que siempre ha sido lento y carente de inspiración, o uno que por lo general es estable, pero la confianza se está erosionando bajo presión. O tal vez solo intenta llevar a su equipo al siguiente nivel. En cualquier caso, cada equipo necesita reflexionar de vez en cuando sobre lo que podría mejorarse. La naturaleza humana es reacia al conflicto, pero el trabajo de cada gerente es sacar a la luz puntos de conflicto y avanzar juntos.

Desafortunadamente, la mayoría de las reuniones no son los mejores lugares para hacerlo. Las reuniones de equipo típicas se enfocan en planear lo que está por venir: un próximo proyecto, los principales objetivos y métricas del próximo trimestre y las expectativas de progreso. Pero hay una alternativa simple, centrada en revisar el pasado inmediato , que puede cambiar la forma en que su equipo trabaja para mejor.

QUÉ ES UNA "RETROSPECTIVA"

Popular entre los equipos de ingeniería de software ágil, una "retrospectiva" es una reunión con un objetivo increíblemente simple: reflexionar como un equipo sobre el progreso realizado o perdido. Es una conversación estructurada para identificar obstáculos recientes y eliminar otros similares del camino a seguir. Puede ayudar a mejorar los procesos del equipo y la cultura del trabajo en sí. A diferencia de la actualización semanal promedio, cuyo enfoque tiende a estar presente o hacia adelante, las retrospectivas se refieren a tomarse el tiempo para mirar hacia atrás antes de  avanzar.

Las retrospectivas regulares ayudan a crear un diálogo continuo sobre qué está funcionando bien y qué podría ser mejor. Idealmente, empoderan a todos en el equipo para mejorar sus relaciones de trabajo, y crean un foro para discutir el progreso y el proceso de forma regular. Esto ayuda a que los equipos se muevan rápidamente, iteren según sea necesario y trabajen en circunstancias más ideales a medida que descubren desafíos que de otra forma no se revelarían a todo el grupo. También inculca una mentalidad de crecimiento en el equipo, donde todos están abiertos a la retroalimentación para el bien colectivo.

CÓMO FUNCIONA

Una retrospectiva puede tomar muchas formas, dependiendo de la frecuencia con la que desee ejecutarlas y cuál es su objetivo. El más simple (y mi favorito) es simplemente plantear tres preguntas al grupo una vez a la semana:

1. ¿Qué salió bien esta semana?

2. Que pudo haber sido mejor?

3. ¿Qué deberíamos duplicar o probar la próxima semana para mejorar nuestro trabajo?

Supongamos que un proyecto de equipo se ha descarrilado: un líder del equipo ha fallado en las prioridades, pivotando a mitad de camino y descartando el trabajo del equipo para comenzar de nuevo. Como era de esperar, el equipo está molesto, ¡todo ese trabajo duro para nada! El equipo podía dejar que su resentimiento cobrara chismes sobre su molesto líder entre ellos, o podían hacer una retrospectiva.

Para un tema particularmente tenso como este, es posible que desee considerar que una parte neutral de un equipo diferente facilite la conversación, o si supervisa al equipo, así como a su líder, es posible que desee ejecutarlo usted mismo. Así es cómo.

1. Comience la conversación explicando por qué todos están aquí. Aliente al equipo a pensar en esto como una oportunidad de aprendizaje para ayudar a todos a trabajar mejor juntos. Aliente el pensamiento objetivo, la conversación respetuosa y la suposición inicial de que todos los comentarios son valiosos, y todas las ideas son buenas ideas. El punto es no tener una conversación de él / ella dijo, sino ser de mente abierta a las perspectivas de los demás.

2. Dele a cada compañero de equipo tiempo para pensar en cada una de las tres preguntas.  Lo que salió bien, lo que no salió bien y lo que podría ser mejor. Puede compartirlos con anticipación y alentar al equipo a reflexionar antes de tiempo y llegar preparados. Si tienes personas más tranquilas en tu equipo, incluso puedes considerar reservar un período de lluvia de ideas silenciosa para cada pregunta antes de abrir una conversación para compartir comentarios. Esto asegura que todos aporten ideas, no solo aquellas con las voces más fuertes en la sala.

Ya sea usted u otra persona, también querrá asegurarse de que su facilitador desempeñe un papel activo para fomentar la conversación, documentar todas las ideas y comentarios, y mantener las cosas en movimiento.

3. Despeje una hora.  Es cierto que las reuniones de una hora no son exactamente populares, pero a menudo es porque muchas de ellas se ejecutan mal o van mal. Si domina el arte de la retrospectiva, tal vez pueda eliminar otras reuniones semanales de su agenda y recuperar el tiempo perdido.

Dedicar un sólido 60 minutos le da tiempo suficiente para realmente profundizar en los comentarios de todos. Esto es importante porque muchos de nosotros ignoramos instintivamente los problemas y enterramos cómo nos sentimos realmente, sacando a la superficie los problemas de "engaño", los problemas más pequeños que se sienten más aceptables socialmente y que son más fáciles de hablar. Intenta dividir tu hora así:

• 15 minutos para discutir qué fue bien

• 15 minutos para profundizar en lo que podría ser mejor

• 15 minutos para intercambiar ideas y compartir ideas para probar

• 15 minutos para decidir como equipo sobre algunas ideas procesables para prototipar en la próxima semana

4. Asegúrese de que todos se vayan con un trabajo que hacer. Las mejores retrospectivas son accionables, así que asegúrese de irse con algunas cosas concretas para comprometerse (¡pero no más de tres!) Con propietarios claros asignados para dar seguimiento a cada una. Establezca como grupo cómo hará un seguimiento del progreso en estos compromisos y cuándo los controlará a continuación. Luego haga que el facilitador envíe notas posteriormente para mantener a todos responsables de lo que se discutió y quién seguirá los pasos a continuación.

De hecho, este es un buen momento para empoderar a los miembros del equipo para impulsar el resultado. Como líder, su función es ayudar a su equipo a probar nuevas formas de trabajar en conjunto y asegurarse de que todos tomen las medidas con las que se comprometieron. Pero es importante permitir que los miembros de su equipo realicen los cambios ellos mismos; después de todo, son ellos quienes deberían invertir en mejorar sus relaciones laborales.

Las retrospectivas pueden ser útiles cuando se trata de problemas polémicos o cuando su equipo ya es fuerte y colaborador. Cuando las cosas marchan bien, esa discusión semanal es un buen momento para celebrar lo que funciona, reconocer el buen trabajo y las contribuciones de los demás, y explorar cómo subir de nivel aún más.

 

Edición Impresa Nº 65

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